Mehr Zeit durch Digitalisierung
Langfristige Zeitersparnis durch kurzfristigen Aufwand
Digitalisierung ist nichts Neues. Und eigentlich bedeutet es einfach nur analoge Daten in digitale umzuwandeln. Seit etwa 2013 – so zeigen die Suchanfragen bei Google – wird der Begriff aber fast ausschließlich als Synonym für digitale Transformation genutzt. Und das ist das eigentlich Interessante. Denn das Potenzial ist viel größer, als nur Stift und Zettel gegen Computer und Tastatur zu tauschen.
Neues? Nein danke.
Viele Menschen stehen Neuem erstmal skeptisch gegenüber. Und das ist nichts Verwunderliches, denn die Evolution hat uns gelehrt, das Vertrautes gut ist. Sicherheit ist und bleibt ein psychologisches Grundbedürfnis von Menschen. Nur wenn wir sehen, dass am Ende etwas für uns herauskommt, wagen wir Veränderung. Doch was genau bringt uns dann eigentlich die Digitalisierung? Das Wort an sich ist ein abstrakter Begriff, den man nicht so einfach greifen kann. Brechen wir es also runter: Was bringt die Digitalisierung der Baubranche?
Mehr Zeit fürs "Unternehmer sein"
Die meisten Menschen machen sich selbstständig, da sie das lieben, was sie tun. Mit der Selbstständigkeit kommen dann aber noch jede Menge administrative Aufgaben auf den Unternehmer zu. Planung und Koordinierung aller Mitarbeiter, Aufbereitung von Daten für den Steuerberater, Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen und nicht zuletzt viele Gespräche mit Kunden beziehungsweise Auftraggeber. Mit einer guten Software kann bei solchen Aufgaben rund 75% der Arbeitszeit gespart werden. Diese kann jeder Unternehmer dann in wichtigere Aufgaben stecken oder auch einfach mal wieder ein freies Wochenende genießen.
Weniger Bürozeit für die Mitarbeiter
Doch nicht nur als Chef hat man jede Menge Papierkram zu erledigen. Auch die Aufgaben für die Mitarbeiter sind in den vergangenen Jahren immer zahlreicher geworden. Der größte Zeitfresser ist durch alle Ebenen hindurch die Zeiterfassung. In vielen Betrieben ist es nach wie vor gelebte Praxis, dass Software eingesetzt wird, die für Mitarbeiter zu komplex ist oder das Team die Stundenzettel auf Papier ausfüllt. Der Vorarbeiter sammelt diese ein, bestätigt sie und bringt sie dann ins Büro. Dort werden sie anschließend von einer Bürokraft in den Computer übertragen. Der Aufwand ist riesig. Genauso wie die Wahrscheinlichkeit, dass sich Fehler in den zahlreichen Schritten einschleichen. Werden die gearbeiteten Stunden direkt digital vom Mitarbeiter erfasst, kann der Vorarbeiter alles mit nur einem Klick bestätigen. Die Übermittlung an die Lohnbuchhaltung erfolgt automatisch. Die aufwendige und fehleranfällige Übertragung und Aufarbeitung im Büro entfällt ganz.
Für die nächste Generation
Genau so ein digitales Arbeiten erwartet auch die nächste Generation von einem modernen Arbeitgeber. Wenn man einem jungen Handwerker erklärt, dass er seinen Baufortschritt mit einer Digitalkamera fotografieren soll, dann die Bilder im Büro auf den PC übertragen soll, um dort auch weitere Informationen, die er vorher handschriftlich gemacht hat, zu ergänzen, wird er denken, er hätte unfreiwillig eine Zeitreise gemacht. Mit einer guten Software und einem Smartphone oder Tablet läuft dieselbe Aufgabe ganz anders: Kurz ein Foto gemacht, ergänzt um ein paar Stichworte und das Bautagebuch ist immer auf neuesten Stand. Daraus lässt sich dann auch automatisch ein Newsfeed für den Auftraggeber generieren. Denn sind die Daten erstmal digital erfasst, ist alles Weitere oft mit sehr geringem Zeitaufwand möglich. Und der stets aktuelle Feed spart dem Unternehmer vielleicht auch das ein oder andere Kundengespräch.
Fazit
Die Einführung von etwas Neuem kostet immer Zeit und Energie. Die Mitarbeiter müssen überzeugt werden, neue Technik muss ausgewählt werden und Schritt für Schritt eingeführt werden. Nichts zu vergessen ist hierbei auch die Vorbereitung. Welche Prozesse laufen gut? Welche schlecht? Was wollen wir demnach „nur“ digitalisieren und was muss sich grundlegend ändern? Doch unterm Strich lohnt sich diese Investition doppelt. Zum einem sind die Kosten für die Software bereits ausgeglichen, wenn jeder Mitarbeiter nur eine Stunde im Monat spart. Denn dieser bekommt im Durchschnitt 30 Euro/ Stunde. Molteo kostet beispielsweise weniger als 15 Euro im Monat. Darüber hinaus spart jedes Unternehmen nach der Eingewöhnungszeit auf allen Ebenen Zeit. Diese gewonnenen Stunden können dann sinnvoll für die Zukunft des Unternehmens investiert werden.