Warum der Umstieg auf digital eben nicht scheiegal ist: Die 5 essenziellen Schritte.

Man hört es in der Baubranche wiedermal von allen Dächern rufen: Die Digitalisierung muss her! Auf Messen, in Branchenmagazinen oder auf den Websites diverser Bauexperten, wo diese Rufe laut werden, verkauft man den Umstieg auf BIM und Co. dabei meist als das Nonplusultra. Die onlinebasierte eierlegende Wollmilchsau, mit der sich alle Problemchen im Unternehmen auf einmal lösen lassen, während man gleichzeitig fit für die Zukunft wird und am besten auch noch Geld spart.
Doch die Realität zeigt: In den Ohren der Entscheidungsträger, Bauingenieure und Baustellenmitarbeiter ist dieser Tenor irgendwie noch nicht so ganz angekommen.

Einerseits fußt diese Skepsis natürlich, frei nach dem Motto „never change a running system" darauf, dass alles bis jetzt auch ohne digitale Abläufe, cloudbasierte Anwendungen oder Smartphone-Apps funktioniert hat. Also warum etwas ändern? <br/> Andererseits befürchten Chefs und Verantwortliche kleinerer Bauunternehmen oft anfängliches Fehlerpotential sowie einen Berg von Arbeit und Kosten, die mit dem Umstieg einhergehen.

Wer unsere Website und speziell unseren Blog näher verfolgt, wird zustimmen, dass auch wir zu den lautstarken Fürsprechern dieser Digital-Praktiken gehören. So gern wir den oben erwähnten Bauchefs, Ingenieuren und Baustellen-Polieren ihre Ängste vor dem Monster Digitalisierung auch nehmen wollen, müssen wir uns doch eingestehen, dass das alles leider nicht so einfach ist. <br/> Denn JA es stimmt, dass Digitalisierung kostet. Es stimmt auch, dass die Digitalisierung Potenzial für neue Probleme schafft und JA es stimmt auch, dass einiges an Arbeit mit dem Umstieg verbunden ist.

Umso wichtiger ist es daher, diesen Umstieg selbst Schritt für Schritt zu planen und mit Bedacht umzusetzen. Wer am Beginn des Unterfangens bereits Zeit und Energie in die Ausarbeitung eines wohlüberlegten Digitalisierungs-Plans steckt, kann nachhaltig davon profitieren, während die Risiken überschaubar bleiben. Als kleine Hilfestellung haben wir in diesem Beitrag die, unserer Meinung nach, wichtigsten Punkte eines solchen Plans zusammengefasst.

Die 5 Schritte im Detail

Wie schon erwähnt, ist die Digitalisierung ein Prozess, wo es einiges zu bedenken und umzusetzen gilt. Um unter diesem Berg an Arbeit das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, empfehlen wir, das Unterfangen in mundgerechte Stücke zu unterteilen. So lässt sich die Digitalisierungs-Tablette Schritt für Schritt schlucken und leichter verdauen. <br/> Hier also unsere fünf essenziellen Schritte zum zukunftsfähigen Bauunternehmen:

Ziele festlegen!

Sie wissen, wo Sie hin wollen? Super! Doch das reicht oft nichts aus. Soll am Ende beispielsweise die vollends auf BIM ausgelegte Baustelle mit rundum computerunterstützter Bauplanung, Baudokumentation und mobiler Arbeitszeiterfassung per Smartphone-App stehen, muss man sich einer Reihe von Dingen widmen, ehe man diesen Vorsatz erreicht.

Das Stichwort lautet also Etappenziele. Unsere Empfehlung: Machen Sie sich dazu eine erprobte Methode aus dem Projektmanagement zunutze und setzen Sie SMART-Ziele. „S.M.A.R.T." bedeutet (neben „schlau"), dass man sich bewusst Ziele vornimmt, die spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sind. Genau heißt das:

• spezifisch: Definieren Sie Ihre Ziele so genau wie möglich. <br/>
• messbar: Die definierten Ziele sollen (am besten numerisch) messbar sein. <br/>
• attraktiv (oft auch achieveable, also erreichbar): Die Ziele sollen für die daran arbeitenden Personen wünschenswert und auch erreichbar sein. <br/>
• realistisch: Die Ziele sollen in einem realistischen Rahmen erreicht werden können.
• terminiert: Legen Sie einen fixen Termin für die Erreichung der Ziele fest. <br/>

Beispiele für die Formulierung eines Ziels ohne und mit der SMART**-Methode** zur Digitalisierung im Bau wären hier:

„Dieses Jahr soll bei uns ein stufenweiser Umstieg auf digitale Arbeitszeiterfassung erfolgen."

„Bis zum 1. Oktober 2019 soll die Arbeitszeiterfassung auf mehr als 50% unserer Baustellen mobil, per App funktionieren."

Wie Sie sehen, lässt die zweite Formulierung anhand der SMART-Methode keinen Spielraum für Interpretationen. Zum Stichtag kann man das Ziel somit klar als erreicht oder nicht erreicht definieren. <br/> Wurde das Ziel positiv abgeschlossen und die mobile Zeiterfassung implementiert, kann ein weiteres formuliert werden. Konnte es nicht erfolgreich bewältigt werden, muss man analysieren, warum das passiert ist. Waren die Werte vielleicht zu hoch angesetzt oder der Termin zu früh gewählt? Hat man das Problem identifiziert, kann man ein Ziel dementsprechend neu ansetzen.

Wichtig ist dabei, dass die Ziele für alle am Projekt beteiligten Personen verständlich, klar einsehbar, in schriftlicher Form festgehalten werden. Die hier formulierten Fristen und Werte dienen dabei als Grundlage für den gesamten Projektplan.

Zusammengefasst:

• Teilen Sie den Prozess zur Digitalisierung auf Etappenziele auf.
• Setzen Sie die Ziele anhand der SMART-Methode.
• Halten Sie die Ziele schriftlich fest und überprüfen Sie sie regelmäßig.

Den richtigen Prozess finden!

Wie so oft, steht auch am Anfang eines wohlüberlegten Digitalisierungs-Plans eine gründliche Analyse. Überprüfen Sie dabei, welche Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen am meisten von der Digitalisierung profitieren könnten.

Ebenso wichtig ist es, dass Sie für die Digitalisierung Prozesse auswählen, die bereits jetzt schon gut funktionieren. Der Fehlerfreie Ablauf zeigt schließlich, dass die nötigen Arbeitsschritte von allen Mitarbeitern im Unternehmen verstanden und richtig umgesetzt werden. Für einen fehlerlosen Umstieg auf softwarebasierte Lösungen ist das essenziell!

Sehen wir uns das am Beispiel der Molteo-App an.

Der Umstieg bei der Arbeitszeiterfassung auf eine cloudbasierte (auch mobil nutzbare) Zeiterfassung per Smartphone-App: Die analoge Variante der Zeiterfassung ist ein Prozess, der auf Baustellen und in Unternehmen bereits weitgehend problemlos funktionieren sollte. Ein Umstieg auf die computerbasierte Online-Lösung ist somit in mehrerer Hinsicht sinnvoll:

• Der Prozess ist wichtig, da er entscheidend für die reibungslose interne und externe Projektabwicklung der Firma ist und er wird auch in Zukunft weiter relevant sein.
• Der Prozess läuft rund. In einer Umstiegs-Phase kann das alte System zur Zeiterfassung parallel zur neuen Lösung verwendet werden, ohne Projekte des Unternehmens zu verzögern.
• Der Umstieg ist mit relativ wenig Arbeitsaufwand verbunden, das Fehlerpotential ist minimal.
• Ist der Prozess einmal digitalisiert, ergibt sich aus der mobilen Zeiterfassung eine Reihe von Vorteilen durch Arbeitsersparnis oder die automatisierte Weiterverwertung der Daten zum digitalen Tagelohnzettel und schließlich zur Lohnverrechnung.

Gibt es beispielsweise einen Prozess, der immer wieder Probleme macht oder nicht die gewünschten Ergebnisse liefert, wird sich das durch einen Umzug in den digitalen Raum nicht bessern. Wir empfehlen Ihnen daher, solche problematischen Arbeitsabläufe von Grund auf zu optimieren, bevor Sie mit dem Digitalisierungsprozess beginnen. Erst wenn etwas rund läuft, lohnt es sich schließlich, Zeit und Geld in eine Digitalisierung zu investieren.

Zusammengefasst:

• Analysieren Sie, welcher Prozess in Ihrem Unternehmen am meisten von einer Digitalisierung profitiert.
• Wählen Sie für die Digitalisierung einen Ablauf aus, der auch jetzt schon gut funktioniert.

Klein anfangen!

Schritt Nummer drei klingt logisch, ist aber für einen reibungslosen Projektablauf entscheidend: Fangen Sie klein an! Ebenso wie bekannter Weise Rom nicht an einem Tag erbaut wurde, kann auch ein Bauunternehmen nicht von einem Tag auf den anderen alle Arbeitsschritte computerbasiert abwickeln. Beginnen Sie also mit einem Prozess, wo die Digitalisierung vergleichsweise einfach umsetzbar ist.

Greifen wir hierzu auf das Beispiel mit der digitalen Zeiterfassung zurück:

Sie haben die Implementierung einer App zur mobilen Online-Arbeitszeiterfassung unter den Mitarbeitern als eines Ihrer Ziele definiert. Gleichzeitig steht der Umstieg auf eine Softwarelösung auf dem Programm, die gleich mehrere Unternehmensbereiche umfasst: Ein Computerprogramm zur Bauplanung und vollständigen digitalen Projektverwaltung.

Um die Projektabwicklung im Unternehmen nicht zum Erliegen zu bringen, ist es sinnvoll, die Digitalisierung schrittweise abzuwickeln. Wählen Sie also einen kleineren Prozess aus und arbeiten Sie sich nach und nach zu den aufwändigeren vor.

Während die digitale Projektverwaltung sicherlich massive Vorteile bietet, ist der Umstieg nicht so einfach zu bewältigen. Neben der Anschaffung der Software werden Sie auch entsprechende Hardware benötigen. Hinzu kommt die deutlich umfangreichere Schulung der Mitarbeiter. Denken Sie dabei auch an die Verwaltung und Sicherung aller nun erfassten, teils sensiblen Daten rund um die bearbeiteten Projekte. Allein daraus ergibt sich automatisch eine längere Übergangsphase und ein dementsprechend höheres Potenzial für Probleme. <br/> Mit eindeutig geringerem Arbeitsaufwand (und Fehlerpotenzial) ist der Umstieg auf mobile Zeiterfassung also ein idealer Startpunkt auf dem Weg zur digitalen Baustelle.

Die digitale Projektverwaltung als Ziellinie:

An dieser Stelle sei erwähnt: Die Molteo-App steht für den digitalen Tagelohnzettel und wir sehen eine Implementierung natürlich als äußerst wichtig an, doch der endgültige Umstieg auf die rundum digitale Projektverwaltung bleibt weiterhin das wichtigste langfristige Ziel unseres Digitalisierungs-Plans.

Wer hier gleich einen größeren Schritt machen möchte, bekommt beispielsweise mit CAPMO eine ausgezeichnete Software-Lösung rund um die digitale Baudokumentation.

Entscheidend ist: Suchen Sie sich für den Anfang einen Prozess aus, bei dem eine Digitalisierung zwar wichtig und sinnvoll, jedoch auch weniger arbeitsintensiv ist. Gleichzeitig sollte das Erreichen des (unter Schritt 1) gesetzten Ziels möglichst kurzfristig zu schaffen sein. So lassen sich bereits nach kurzer Zeit Erfolge erzielen und das Unternehmen ist besser für die schwierigeren Herausforderungen der Digitalisierung gewappnet.

Zusammengefasst:

• Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller zu digitalisierenden Prozesse im Unternehmen.
• Wählen Sie zu Beginn einen Prozess aus, der sich leichter digitalisieren lässt.
• Teilen Sie die Aufgabe in mehrere Arbeitsschritte auf und arbeiten Sie sich Schritt für Schritt hoch.

Mitarbeiter involvieren!

Eine erfolgreiche Digitalisierung kann nicht von oben herab funktionieren. Es ist daher äußerst wichtig, alle Mitarbeiter im Unternehmen in den Prozess mit einzubinden. Die „wir sitzen schließlich alle im selben Boot" – Mentalität ist hier also der Schlüssel zum Erfolg.

Angefangen vom geringeren Verwaltungsaufwand bis hin zur einfacheren Benutzung und der Absicherung gegenüber Fehlern schafft ein online-unterstützter elektronischer Arbeitsablauf zahlreiche direkte Vorteile. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern diese Vorteile auch auf! <br/> Sehe und verstehe ich die Vorteile, die beispielsweise eine App für das Erfassen von Arbeitszeiten im Gegensatz zur bisherigen Methode mit sich bringt, bin ich weit eher geneigt, den Umstiegs-Prozess aktiv zu unterstützen, anstatt „nur" passiv Vorschriften zu befolgen. <br/> Kurz gesagt: Ein Umstieg auf neuartige, mobile, Softwarelösungen erleichtert den Arbeitsalltag und macht das Unternehmen bereit für die Zukunft. Das sollte im Interesse einer jeden Person in der Firma sein.

Involvieren Sie die Mitarbeiter auch in den Umstiegs-Prozess selbst, denn: Nur wenn vom Büro bis zur Baustelle alle an einem Strang ziehen, lässt sich diese Aufgabe schnell und nachhaltig bewältigen. Holen Sie dazu regelmäßig Feedbacks aller beteiligten Personen ein: Was funktioniert und wo gibt es noch Probleme? Gibt es Leerläufe oder Aufholbedarf im Know-how?

Verschiedene Lösungen haben oft unterschiedliche Vor- und Nachteile. Manche Anwendungen sind daher eher für ein Unternehmen geeignet als andere. Die meisten Anbieter im Bereich der Digitalisierung stellen zu diesem Zweck spezielle Test-Versionen ihrer Software zur Verfügung. So lässt sich ein potenziell passendes Programm vor dem eigentlichen Umstieg im Unternehmen ausprobieren.

Binden Sie also die Mitarbeiter auch in die Auswahl einer passenden Software-Lösung mit ein!

Bedenken Sie auch, rechtzeitig festzulegen, wer im Unternehmen für welche Aufgaben im Rahmen der Umstellung zuständig ist. Geht es beispielsweise um die elektronische Zeiterfassung aller Mitarbeiter, oder um eine Software, die im Tagesgeschäft nur von einem kleinen Teil der Belegschaft benutzt wird? So lässt sich auch die entsprechende Qualifikation der Verantwortlichen für die anstehenden Arbeiten prüfen. Gibt es hier Nachholbedarf, sollte die adäquate Schulung der Mitarbeiter oberste Priorität haben.

Zusammengefasst:

• Machen Sie Ihren Mitarbeitern die Vorteile der Digitalisierung bewusst.
• Binden Sie alle Beteiligten in den Umstiegs-Prozess ein.
• Gleichen Sie fehlendes Know-how der Belegschaft rechtzeitig durch entsprechende Fortbildungen aus.

Integration ins Unternehmen – Schritt für Schritt!

Die Aufgabe, laufende Prozesse in einem Unternehmen umzustellen gleicht ein bisschen der eines Mechanikers, einen laufenden Flugzeugmotor auszutauschen. (Und das, während der Jet gerade 10.000 Meter über dem Atlantik unterwegs ist…)

Es geht darum, nach und nach sämtliche Arbeitsabläufe in kleinen Schritten umzustellen. Ein Stopp der Prozesse im Tagesgeschäft sollte dabei so gut es geht vermieden werden. Nehmen Sie sich also die ersten vier Schritte zu Herzen und brechen Sie die großen Ziele auf kleinere herunter, fangen Sie bei einem einfach umzusetzenden Prozess an und integrieren Sie ihn Schritt für Schritt ins Unternehmen. Analoge Arbeitsabläufe sind gerade in der Umstellungsphase immer noch wichtig. Einerseits um die Geschäftsabwicklung am Laufen zu halten und andererseits um im Falle eines Problems mit den neuen Methoden als Backup zu dienen, auf das man zurückgreifen kann.

Damit alles gelingt, muss man sämtliche Faktoren, die die Digitalisierung mit sich bringt rechtzeitig bedenken. Viele davon, wie beispielsweise die Kosten einer App oder die Schulung der Mitarbeiter liegen auf der Hand. Einige Hürden und Herausforderungen sind jedoch nicht so offensichtlich und weitere ergeben sich vielleicht erst, wenn man bereits mitten im Umstellungsprozess steckt. Müssen wir zur Abdeckung der neu geforderten Kompetenzen neue Mitarbeiter anstellen? Die online Zeiterfassung zeichnet massenhaft Daten auf. Wo werden all diese neuen Daten erfasst und gespeichert? Wie kann ich sie absichern? Ist das alles überhaupt mit der neuen Datenschutzverordnung (DSGVO) konform?

Sie sehen schon, es gibt hier vieles zu beachten. Gerade die Online-Verwaltung und Sicherung aller erfassten Daten sowie ihre DSGVO – konforme Verwendung stellt viele Unternehmer vor völlig neue Herausforderungen. An dieser Stelle sei also erwähnt: Für alles rund um unsere App sowie mobile Zeiterfassung per Smartphone und digitale Tagelohnzettel steht Ihnen unsere Kundenbetreuung gerne zur Verfügung.

Bei grundlegenden Fragen zum Bewältigen der Digitalisierung, speziell zu Ihrem Unternehmen, kann auch das Engagieren eines Unternehmensberaters eine sinnvolle Option sein. <br/> Scheuen Sie sich daher nicht, externe Hilfe zu Rate zu ziehen, wenn Sie selbst nicht mehr weiter wissen.

Zusammengefasst:

• Halten Sie sich an der zu Beginn erstellen Digitalisierungs-Plan.
• Implementieren Sie die neuen Prozesse nach und nach ins Tagesgeschäft.
• Greifen Sie im Notfall auf externe Beratung zurück.

Molteo ist Ihr Partner für die digitale und mobile Zeiterfassung!

Auch schon von der digitalen Wanderlust gepackt? Molteo geht mit Ihnen den ersten Schritt zum Bauunternehmen 2.0! Von der mobilen Arbeitszeiterfassung und Ressourcenplanung bis zum digitalen Tagelohnzettel stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Gerne kommen wir dazu auch zu Ihnen: Vereinbaren Sie noch heute eine Demo unserer App, oder testen Sie unser Angebot kostenlos!