Häufig steht am Anfang eine Idee, Strategie oder der Wunsch des Chefs das Bauunternehmen zukunftsicher aufzustellen und/oder die eigenen Abläufe effizienter zu gestalten. Da Mitarbeiter (und auch Führungskräfte) lieber am Bestehenden festhalten, löst dies nicht unbedingt Begeisterung bei den Mitarbeitern aus, die verschiedene Jahrgänge, unterschiedliche Erfahrungen und Qualifikationen mit an den Tisch bringen.

Deshalb ist allerseits bekannt, dass man bei der Digitalisierung nur Erfolg haben kann, wenn man Mitarbeiter gleichermaßen miteinbezieht. Die folgenden praktischen Ratschläge stammen aus Untersuchungen von Bauunternehmern, die den Schritt ins Digitale erfolgreich gegangen sind und von Expertenstudien im "Change Management".

1. Wählen Sie den zu digitalisierenden Arbeitsablauf

Am Anfang der Digitalisierung sollte immer der Wunsch eines effizienteren Arbeitsablaufs liegen.

Digitale Produkte werden Ihnen häufig keine Vorteile verschaffen, wenn beispielsweise der aktuelle Arbeitsablauf nicht richtig funktioniert.

Sprechen Sie mit den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen und finden Sie heraus, wo es einen “Flaschenhals “gibt.

Alternativ bieten viele Softwareanbieter ein unverbindliches Beratungsgespräch an. Nutzen Sie diese ,um Inspirationen für typische Fallbeispiele zu finden. Sie sollten sich allerdings nie durch das erste Gespräch zu einer Entscheidung verpflichtet fühlen. Der richtige Softwarepartner wird Ihnen hier genügend Freiraum geben und Sie bei der Findung unterstützen.

Setzen Sie sich selbst einen Zeitrahmen für die Umsetzung, damit die neue Idee der Digitalisierung nicht im Tagesgeschäft untergeht.

Versuchen Sie sich ein festes Zeitfenster pro Woche einzurichten, in dem Sie Ihre Optionen untersuchen, gegeneinander abwägen und die ersten Gespräche mit potenziellen Partnern führen.

Suchen Sie sich einen Arbeitsablauf aus und versuchen Sie nicht gleiches alles auf einmal umzusetzen.

Dafür können schnell mehrere Mitarbeiter Vollzeit beschäftigt werden.

Ein Beispiel wäre: "Digitalisierung des Prozesses der Stundenerfassung bis hin zur Lohnabrechnung"

Nachdem Sie sich für einen Arbeitsablauf (Prozess) entschieden haben, fahren Sie mit der Suche nach Befürwortern fort.

2. Wählen Sie eine Vertrauensperson

Schauen Sie sich Ihr Unternehmen objektiv an und stellen Sie sich die folgenden Fragen, um alle wichtigen Personengruppen im Unternehmen zu identifizieren.

Wer bringt die Sorgen, Ängste, Bitten und Interessen zu mir?
Welche Person genießt das positive Ansehen der Mitarbeiter und wird von anderen Mitarbeitern gelobt?
Wer tritt mit neuen Ideen und Technologien an mich?

Durch die Beantwortung dieser Fragen sollten Ihnen schnell einige Mitarbeiter einfallen. Versuchen Sie einen Mitarbeiter in jeder Ebene des Unternehmens auszuwählen. Idealerweise sollten Sie eine Vertrauensperson in jeder Ebene des Arbeitsablaufs gefunden werden.

Möchten Sie beispielsweise die Zeiterfassung und Lohnabrechnung durch eine digitale Lösung verbessern, empfehlen wir, dass Sie mindestens eine Vertrauensperson in den folgenden Bereichen finden:

Lohn-/Finanzbuchhalter
Planer / Disponent / Bauingenieur
Vorarbeiter / Polier

3. Identifizieren Sie Mitarbeiter-Einwände (und lösen Sie diese auf)

Nachdem Sie Ihren Arbeitsablauf und Ihre Vertrauenspersonen gefunden haben ,geht es darum , herauszufinden was die Vertrauenspersonen derzeit am meisten am Status-Quo stört.

Wir Menschen empfinden es einfacher, negative oder kritische Beispiele zu benennen , wenn wir vor einer Veränderung stehen.

Diese Technik nennt sich Negativkonferenz und wird häufig für das Finden von Schwachstellen und Alleinstellungsmerkmalen genutzt.

Fragen Sie deshalb beispielsweise bei der Digitalisierung der Zeiterfassung und Lohnabrechnung:

Was ist das Problem bei der digitalen Lohnabrechnung? → Frage an den/die Lohnbuchalter

Was stört dich/Sie bei der Wochenplanung am PC? → Frage an den/die Planer / Disponent / Bauingenieur

Was möchtest du/Sie nicht, wenn wir die Zeit zukünftig digital erfassen? → Frage an den/die Vorarbeiter / Polier

Sammeln Sie Antworten der Befragten und kategorisieren Sie diese in einzelne Schritte innerhalb des Arbeitsablaufs. Versuchen Sie nun gemeinsam die Kritikpunkte und Probleme zu intervenieren. Sie drehen also alle Negativpunkte in Positivpunkte um. Machen Sie den Positivpunkt noch deutlicher, indem Sie gute Folgeeffekte für die Mitarbeiter hervorheben.

Bei der digitalen Zeiterfassung sind folgende Negativpunkte und gute Positivpunkte denkbar.

Negativpunkte

Das Erfassen der Arbeitszeit auf dem Handy per App dauert länger als ich für einen Stundenzettel brauche.

Positivpunkte

Das Erfassen der Arbeitszeit per App ist schneller verglichen mit der Zettelvariante.
1. Außerdem kann man den Zettel nicht mehr verlieren, wodurch weniger Stress entsteht.
2. Weniger „Hin-und-Her-telefonieren „ zwischen Baustelle und Büro bedeutet, dass mehr Arbeit erledigt werden kann und das Projekt mit weniger Druck fertig wird.
3. Der administrative Aufwand wird weniger und einfacher, sodass man sich nicht immer neu orientieren muss.

4. Lassen Sie Ihre Vertrauensperson die Vorteile präsentieren

Um den Ablauf richtig an die Mitarbeiter zu vermitteln, ist es wichtig, dass diese sich gehört fühlen. Deshalb ist es wichtig, dass die von Ihnen ausgewählte Vertrauensperson, ein Gespräch auf Augenhöhe führt. Es sollte also unbedingt vermieden werden, dass Sätze wie:

"Die Geschäftsführung will eine digitale Zeiterfassung einführen"
"Wir sollen ab demnächst alle Arbeitszeiten digital erfassen"

Das Ziel sollte sein, dass die Mitarbeiter aus eigenem Interesse an der Umsetzung teilnehmen und mitwirken .

Deshalb sollte die Vertrauensperson vorerst untersuchen ,wie der aktuelle Sachstand im Ablauf ist. Auch hier kann wieder durch das Hervorrufen von negativen Assoziationen nach bestehenden Problemen im Arbeitsablauf gesucht werden.

"Was nervt euch derzeit am meisten beim Schreiben der Stundenzettel/Wochenberichte?"

"Wie hat es diesen Monat mit der Überlieferung der Stundenzettel an das Büro funktioniert?"

"Was stört euch momentan beim Stellen von Urlaubsanfragen?"

Sobald Ihre Vertrauensperson einige Antworten zusammengesammelt hat, können die vorher vorbereiteten Positivpunkte genutzt werden, um gezielt die Mitarbeiter von den Vorteilen zu überzeugen.

Einige Mitarbeiter werden mit der Umstellung nicht zufrieden sein, dies ist leider immer der Fall, wenn Menschen sich in Ihren Verhaltensmustern verändern müssen. Es ist jetzt wichtig, genau diesen Mitarbeitern ein Gehör zu verschaffen.

Sie sollten den Schwung des ersten Kontakts mit den Mitarbeitern ebenfalls dazu nutzen die motivierten und interessierten Mitarbeiter in die Umstellung mit einzubeziehen. Diese werden als Ihre Vorreiter ("Champions") fungieren, dessen Rolle es ist ,die Vorteile der digitalen Lösung vorzuleben.

Hilfreich hierbei ist außerdem die Aufteilung der einzelnen Mitarbeiter basierend auf den ersten Reaktionen.

Im Change-Management Ansatz spricht man hier von verschiedenen Persönlichkeitstypen:

Der Skeptiker
- Sie sagen, dass alles gut ist, so wie es ist, selbst wenn die Dinge nicht effizient laufen.
- Sie machen Annahmen und bilden sich Meinungen über Dinge, bevor sie sie ausprobieren.
- Sie sind mit der aktuellen Leistung des Teams zufrieden und zweifeln, dass das Team in der Lage ist, bessere Ergebnisse zu liefern.
Der Übereifrige
- Sie schieben Projekte in Molteo oder in Ihre neue Plattform, ohne vorher zu besprechen, wie man diese am besten organisieren kann.
- Sie durcheilen oder überspringen Teile der Ausbildung, sodass ihnen wichtige Informationen fehlen.
- Sie verursachen doppelte Arbeit und beraten sich nicht mit dem Team.
Der Freigeist
- Sie fragen ständig, ob es wirklich nötig ist, jedes Detail ihrer Arbeit zu dokumentieren.
- Sie folgen ausgearbeiteten Prozesse nur zögerlich.
- Sie haben keine klare oder wiederholbare Methode, um Routineaufgaben auszuführen.
Der Technophob
- Sie fragen andauernd, wie etwas in Molteo erledigt werden soll und sind schnell frustriert.
- Man muss sie an Stundenzettel, Urlaubsanträge, Wochenpläne und andere Informationen erinnern, weil Sie keinen Zugang zu Zentralen Daten haben.
- Sie wollen sich nur ungern von E-Mails, Meetings oder Tabellen verabschieden, denn "so wurde es schon immer gemacht". Quelle

Aus unserer Erfahrung heraus entwickelt sich ein gewisser Neidfaktor zwischen den Mitarbeitern, wenn einige Mitarbeiter das Neue ausprobieren dürfen und somit die administrative Arbeit einfacher abarbeiten können.

5. Sprechen Sie in großer Runde über die Bedenken

Auch wenn Sie die Unterstützer der digitalen Initiative lieber mit einbeziehen möchten, sollten Sie den Kritikern ebenfalls genügend Gehör schenken. Es ist wichtig so vielen Kritikpunkten wie möglich den Wind aus den Segeln zu nehmen, damit noch nicht überzeugte Mitarbeitern nicht vom Bürofunk alternative Wahrheiten aufsammeln und bewerten.

Sprechen Sie die Kritikpunkte offen in einer Runde mit den meisten Mitarbeitern an und bekommen Sie bestenfalls die Mehrheit zum zustimmenden Nicken. Der Fokus sollte hier klar auf den Vorteilen für den Mitarbeiter liegen.

Häufig können Skeptiker überzeugt werden bzw. halten sich mit Ihrem Urteil zurück, wenn diese aktiv involviert werden.

Bei der digitalen Erfassung von der eigenen Arbeitszeit oder der einer Kolonne wären folgende Punkte hervorzuheben:

"Ihr müsst weniger administrative Arbeit erledigen, dass bedeutet es muss nicht mehr wegen Formularen und Papier hin und her telefoniert werden"
"Die Stundenzettel für die komplette Kolonne werden in 2 Min geschrieben und dann können die einzelnen Mitarbeiter die Arbeitszeit sofort bei sich auf dem Handy einsehen"
"Ihr könnt Urlaubsanträge einfach direkt vom Sofa zu Hause losschicken und das Büro kann euch eine Rückmeldung geben, ob die gewünschten Tage in den Projektplan passen! "

6. Verbreiten Sie positive Stimmung, indem Sie Erfolge teilen!

Sobald die ersten Mitarbeiter mit dem Testen der Software oder App anfangen werden Sie sicher häufig von den Erfahrungen der Mitarbeiter hören.

Es ist wichtig, dass Sie die kleinen Aussagen sammeln und innerhalb des Teams z.B. während einer Bauleiterrunde oder Baubesprechung mit den anderen teilen.

Es kommt oft vor, dass man diese kleinen allgemeinen Bekanntmachungen im täglichen Geschäft übersieht. Diese haben aber häufig einen großen Effekt gerade bei den Skeptikern und Zweiflern innerhalb des Unternehmens.

Deshalb gilt generell für eine erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung im eigenen Unternehmen, dass folgende Punkte gegeben sein müssen.

Finden von Befürwortern (Projektstarter + Vertrauenspersonen)
Unterstützung der Mitarbeiter bekommen
Beteiligung und Verständnis der Mitarbeiter in der Einführung
Schulen aller beteiligten im Umgang mit der neuen Software z.B. Molteo

Viel Erfolg bei Ihrer Digitalisierung! Das Expertenteam von Molteo steht Ihnen selbstverständlich gern mit Rat und Tat zur Seite.

Mitarbeiter von der Digitalisierung der Baustelle Überzeugen